Что обсудить на первой встрече с веб-студией, чтобы работа прошла безболезненно?

Сформулируйте задачу до обращения в студию

Чтобы понять задачу, агентство собирает информацию через бриф — набор вопросов. Как правило, брифы для сайта начинаются с вопросов не совсем про сайт: агентству нужно сначала разобраться в том, какой у вас бизнес. Первые вопросы будут, например, о целевой аудитории, продукте, маркетинге и продажах.Обычно агентства размещают свой бриф на сайте, либо высылают документ для заполнения.

После брифа вы начинаете обсуждать задачу с агентством. На это может уйти непредсказуемо много времени: всё зависит от того, насколько хорошо вы знаете, что вам нужно, и насколько опытная веб-студия вам попалась. После диалога с агентством формулировка задачи перестанет быть абстрактной и станет больше похожей на ТЗ:

Реальный кейс из нашего опыта

Заказчик — компания, которая занимается производством лифтов и эскалаторов.

❓ С какой задачи мы начали: Мы хотим дорогой вау-сайт, чтобы отличаться от конкурентов.

✔️ К чему пришли: Мы хотим сайт для трёх типов пользователей: клиентов, партнёров и соискателей. Сайт нужно интегрировать в нашу систему маркетинга, а ещё заняться SEO. Четыре главные функции сайта:

1. Представительская. Если вбить в поиске название компании, сайт будет первым в выдаче. Зайдя на сайт, пользователь сразу понимает, чем компания занимается и что может предложить.
2. Информационная. Клиентам нужно рассказать о продуктах: лифтах, эскалаторах, подъёмниках. Для партнёров нужен раздел «Наши проекты», а для соискателей — «Вакансии».
3. Работа на охват. Блог на сайте и SEO-оптимизация должны привлекать новых посетителей на сайт.
4. Первый контакт. Через сайт клиенты смогут оставить контакты и попросить перезвонить, а ещё увидят как до нас доехать на интерактивной карте.
   

Чтобы сэкономить время на обсуждения, вы можете провести домашнюю работу и самостоятельно перевести задачу из категории «хочется вау-сайт» в категорию «сайт должен решать задачи A, B и C». Необязательно дожидаться брифа или вести диалог с опытным агентством. Достаточно ответить на четыре группы вопросов:

• Целевая аудитория пользователей. Кто будет заходить на сайт? По каким запросам, с каких устройств?
• Функции и структура. Что пользователи смогут сделать на сайте? Какую информацию получат? Какой контент уже готов для сайта?
• Технические ограничения. Какая у вас CRM-система и нужно ли подключить её к сайту? Как вы продвигаетесь в интернете и как планируете продвигать сайт? Если у вас уже есть сайт, нужно ли сохранить его адрес?
• Референсы. Какие сайты или элементы дизайна вам нравятся, и почему? Какие — совсем не нравятся?

Понимание задачи может затянуться. Чтобы сэкономить время и нервы, ещё до первого контакта со студией полезно сформулировать: кто целевая аудитория сайта, какая у сайта примерная структура, какие есть технические ограничения и референсы. Подготовка поможет вам быстрее заполнить бриф, а агентству — быстрее подобрать решение задачи.

Озвучьте ограничения по бюджету

Страшный сон любого клиента: веб-студия не укладывается в бюджет и выставляет счета на доработки. Если не заплатить — сайт останется незаконченным. Эта ситуация для клиента — обман и предательство, даже если счёт небольшой. Его можно понять: он рассчитывал получить результат за сумму, о которой договорились в начале, а теперь агентство просит поменять условия сделки.

Чтобы избежать стресса, постарайтесь максимально открыто обсудить бюджет на первой же встрече. Например, если у вас есть строгий лимит по деньгам, озвучьте его сразу. Это не навредит работе и отношениям с адекватной веб-студией, даже наоборот. Задача подрядчика — предложить решение, которое максимально приблизит к результату, уложившись в бюджет. Если вы уже знаете, какой будет бюджет — агентству проще сориентироваться.

Если строгих ограничений нет и вам было бы интересно узнать, что предложит агентство, так и скажите. Когда веб-студия придумает решение, она вышлет коммерческое предложение и смету: там будет список работ и их стоимость.

😡 Подрядчик не знает про ограничения и просит у вас ещё денег

Студия: Коллеги, судя по вашей обратной связи, нужно разработать макет ещё одной страницы с новой структурой. Этой работы нет в первоначальной смете: нужно заложить ещё два дня и 20 000 ₽.

Клиент: В нашей компании бюджет выделяется в начале квартала, так что никаких дополнительных денег нет. Вы поступаете непрофессионально! Мы считаем, что вы должны были предвидеть, что нам потребуются дополнительные страницы.

🤗 Подрядчик знает про ограничения и решил задачу без дополнительных расходов

Студия: Коллеги, мы знаем, что бюджет ограничен, поэтому предлагаем использовать для страницы уже разработанный шаблон. Просто добавим туда один новый уникальный блок. Так мы избежим дополнительных расходов.

Клиент: Супер, спасибо.

Если бюджет строго ограничен, скажите об этом на первой встрече. Адекватному агентству это не помешает. Они либо подстроятся под вас, либо откажутся от проекта: в любом случае сэкономите время и нервы.

Объясните, от чего зависит дедлайн

На практике у сайтов бывает два вида дедлайнов: жёсткие и не очень. Жёсткий дедлайн значит, что сроки сдвинуть нельзя. Например, в компании планируют маркетинговую акцию, и к ней нужно успеть подготовить лендинг. Акцию будут рекламировать с 1 по 20 апреля: под эти даты уже договорились о рассылках, купили размещение на ТВ и у блогеров, предупредили отдел продаж. Если сайт не будет готов к 1 апреля, компания потеряет деньги. Сроки не сдвинутся, значит, дедлайн жёсткий.

Если нужно успеть к конкретной дате, потому что иначе у вас пострадает бизнес, объясните это на первой встрече. У разработки с жёсткими дедлайнами есть свои особенности и ограничения: подрядчик будет осторожнее подбирать технологии, откажется от экспериментов и придумает, как подстраховаться на случай задержки. Поэтому агентству лучше сразу знать, насколько важен срок.

Например, если дедлайн жёсткий, вам могут предложить разделить функции или разделы сайта на критически необходимые и дополнительные. Если разработка затянется, дополнительным пожертвуют, чтобы успеть доделать критическое. Агентство не сможет так подстраховаться, если с самого начала не знает о том, что сроки строгие.

Бывают и не очень жёсткие дедлайны. Например, если от сайта не зависят другие процессы в компании, клиенту не так важно, когда он будет готов. Тогда агентство само предложит сроки с учётом экспериментов, исследований и нескольких подходов к дизайну. Нежёсткий дедлайн не значит, что его можно сорвать. Просто подрядчику будет спокойнее работать, зная, что он сам выставил срок, и от задержки на несколько часов ваш бизнес не пострадает.

😡 Подрядчик не знает, что от дедлайна по сайту зависят другие задачи

Студия: Коллеги, мы вчера поняли, что будет гораздо круче сделать отдельные страницы для каждого продукта, а не только для самых популярных. Шаблон возьмём тот же, из бюджета не вылезем. Нужно будет ещё пару дней заложить в сроках, нормально?

Клиент: Вы с ума сошли?! У нас послезавтра стартует федеральная рекламная кампания! Мы же договорились, что всё должно быть готово завтра в 08:30!

🤗 Подрядчик знает, что дедлайн жёсткий

Студия: Коллеги, сайт готов. Вчера вечером подумали, что надо было сделать страницы для всех продуктов по шаблону из раздела «Популярные». Обидно, что так поздно придумали решение! = ) Может, сможем доделать после рекламной кампании?

Клиент: Отличная идея. Давайте созвонимся через две недели, поставим новый срок и бюджет. Мы как раз соберём статистику по рекламе и подумаем, что ещё можно улучшить.

Объясните, почему вы хотите закончить сайт к определённому сроку. Если дедлайн жёсткий, агентство будет работать по-другому: подстрахуется на случай задержек, выберет самые простые технологии.

Попросите детализировать смету

Попросите агентство выслать детальную смету, внимательно изучите её и не стесняйтесь задавать вопросы. Если видите дорогую задачу, которая называется общими словами, попросите агентство разложить её на этапы. Например, в детализированной смете не должно быть задачи «разработка раздела из пяти страниц»: она раскладывается на подготовку нескольких текстов, иллюстраций и вёрстку страниц.

Детализированную смету проще оптимизировать. Есть два способа: удешевить конкретную задачу или уменьшить количество работы. Удешевить задачу сложнее: придётся либо убедить студию, что вы лучше знаете, сколько стоит работа их сотрудника, либо убедить нанять более дешёвого. Это болезненный разговор: клиент рискует отбить у студии мотивацию сделать ему хороший сайт. А вот уменьшить количество работы не так сложно, если смету расписали в деталях. Достаточно найти задачи, которые меньше всего влияют на результат.

Кейс — вы получаете смету на сайт, в которой 6 коротких статей стоят 70 000 ₽

😡 Не уточнили смету → Считаете, что вас заставляют переплатить

Клиент: Предлагаем нанять копирайтера с фриланс-биржи. Уверены, что он обойдётся дешевле и напишет 6 статей за 10 000 ₽.

Студия: К сожалению, не сможем работать с фрилансером с биржи. Это повлияет на качество, и сайт не решит вашу задачу. Нам не хотелось бы делать вам бесполезный сайт.

🤗 Уточнили смету → Нашли способ снизить стоимость

Клиент: Статьи очень дорогие, фрилансер на бирже стоит гораздо дешевле. Расскажите, из чего складывается цена?

Студия: Наш автор пишет статью за 6 000 ₽, в сумме 36 000. Ещё 18 000 ₽ мы отдадим иллюстратору и по 1000 ₽ за статью — корректору, в сумме уже 60 000 ₽. Остальное — в районе 10 000 ₽ — это работа верстальщика, который размещает статьи на сайте.

Клиент: Предлагаем убрать из сметы иллюстратора, корректора и верстальщика. У нас в штате есть дизайнер и редактор, мы передадим им задачи. Статьи тоже разместит штатный программист.

Студия: Ок, давайте так. Тогда из сметы уходит 34 000 ₽. И давайте проконсультируем вас, как добавлять статьи на сайт.

В детализированной смете не должно остаться общих формулировок. Если хотите уменьшить смету, лучше отбросить неважное, а не пытаться снизить стоимость конкретной задачи.

Зафиксируйте сроки обратной связи

Когда смета согласована, веб-студия готовит план работы. Подрядчик оценивает сроки и показывает вам, сколько продлятся все этапы от дизайна до вёрстки. Как правило, в этот план не заложено ожидание ваших ответов. То есть, если вы будете отвечать агентству дольше нескольких рабочих дней, срок проекта увеличится, потому что работа остановится.

Комментарии и правки — это отдельная задача, которую легко недооценить. Когда вам присылают дизайн сайта, потребуется время, чтобы изучить его, понять, что вам нравится и описать это текстом. Будьте готовы, что на обратную связь по большим макетам или прототипу сайта уйдёт до недели. Если согласовать дизайн нужно с несколькими коллегами, уйдёт ещё больше.

Чтобы работа не простаивала, пока вы готовите комментарии, договоритесь о дедлайнах для ваших ответов на первой же встрече. Оцените, сколько времени уйдёт на обратную связь по каждому этапу и предложите веб-студии внести это время в план. Он растянется, но станет более правдивым.

Кейс — студия отправила клиенту макет одного из разделов сайта и ждёт обратную связь. Менеджер по маркетингу в отпуске, так что ответ придёт только через две недели.

😡 В студии не знают, что менеджер в отпуске → Сроки растягиваются

Студия: Добрый день! Вот макет страницы с блогом: ссылка. Ждём обратной связи.

Студия через два дня: Добрый день! Подскажите, будут комментарии?

Клиент через 2 недели: Коллеги, посмотрели, спасибо. Сайт сдавать через три дня, надо срочно начинать вёрстку.

🤗 Клиент предупредил, что обратную связь нужно ждать две недели → Студия делает параллельные задачи

Студия: Добрый день! Вот макет страницы с блогом: ссылка. Ждём обратной связи, пока начинаем вёрстку согласованных страниц, чтобы всё успеть. Хорошего отпуска!

Клиент через 2 недели: Спасибо, посмотрели. Видим, что главная страница уже готова — здорово!

Обсудите дедлайны для обратной связи на первой же встрече. Они будут мотивировать вас не затягивать согласование, а агентство сможет спланировать параллельные задачи.

После встречи: не откладывайте вопросы по контенту для сайта

Даже для простого лендинга нужно много контента: текст, картинки, прайс-лист, информация о команде. Контент рождается на стороне клиента: только вы знаете, как устроен ваш бизнес. Агентство может отредактировать текст или подготовить иллюстрацию, но от вас нужны смыслы и ТЗ. Тут и начинаются проблемы: если сайт — неприоритетная работа в бизнесе, задача по подготовке нескольких строчек на главную страницу может легко уйти на второй план.

Часто возникает ситуация, когда из-за задержки с контентом сайт готовят дольше, чем планировали. Если у агентства всё готово и они просто ждут контент — с обеих сторон начинается стресс. Подрядчик теряет деньги, потому что он платит зарплаты, а проект не кончается. Клиент начинает спешить, и качество контента может упасть.

Чтобы контент не стал проблемой, сделайте его приоритетной задачей или выделите в компании человека, который будет этим заниматься. Если от веб-студии приходит запрос, старайтесь отвечать оперативно. Мелкая задача — вроде цитаты гендиректора на главную — превратится в критически важную для завершения проекта, если отложить её на несколько недель.

😡 Не подготовили контент → Работа стоит

Студия в понедельник: Уточните, пожалуйста, что входит в пакет «Премиум» и сколько он стоит? В ваших материалах не указано.

Клиент в понедельник: До конца недели посмотрим.

Веб-студия в четверг: Добрый день! Когда сможете уточнить про пакет «Премиум»?

Клиент в четверг: z-z-z

Клиент через 2 недели: Коллеги, у нас мероприятие через 2 дня, почему не готов сайт???

🤗 Контент есть → Работа идёт

Студия в понедельник: Уточните, пожалуйста, что входит в пакет «Премиум» и сколько он стоит? В ваших материалах не указано.

Клиент в понедельник: Да, конечно. Вот описание: пакет_премиум.docx

Нет контента — работа по сайту останавливается. Если у подрядчика есть вопрос по контенту, не откладывайте это на потом, даже если нужно написать две строчки.

Подытожим

Как начать общение с веб-студией, чтобы проект прошёл безболезненно:

• Сформулируйте задачу до обращения в веб-студию. Это можно сделать без брифа и помощи опытного агентства. Опишите целевую аудиторию сайта, примерную структуру и функции, подготовьте несколько референсов.
• Сразу озвучьте ограничения по бюджету, если у вас строгий лимит. Веб-студии будет проще подобрать решение.
• Объясните, от чего зависит дедлайн. Если он жёсткий, например, от готовности сайта зависит судьба рекламной кампании, агентство выстроит работу на простых технологиях и несколько раз подстрахуется.
• Попросите детализировать смету. Подробную смету проще уменьшить: откажитесь от задач, которые слабо влияют на результат.
• Поставьте себе дедлайны для обратной связи. Попросите агентство учесть их при составлении плана: он получится дольше, но реалистичнее.
• Старайтесь сразу отвечать на вопросы по контенту. Мощности веб-студии не будут простаивать в ожидании нескольких строчек текста на главную, и сайт подготовят в срок.

Первоначально опубликовано на vc.ru.